Chức năng – Nhiệm vụ
I. Chức năng
- Tham mưu và tổ chức quản lý các ký túc xá (KTX) của Trường. Tổ chức quản lý, điều hành, phục vụ nhu cầu lưu trú, sinh hoạt, học tập, rèn luyện, an ninh trật tự của sinh viên (SV) nội trú.
- Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng, ban hành các văn bản liên quan đến công tác quản lý KTX. Xây dựng và trình Hiệu trưởng ký ban hành các văn bản hướng dẫn về các mặt công tác khác thuộc chức năng, nhiệm vụ của Ban Quản lý KTX.
- Tham mưu và xem xét khen thưởng, kỷ luật SV nội trú KTX thuộc trách nhiệm và thẩm quyền.
- Tham mưu và đề xuất công tác quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa và tổ chức khai thác sử dụng hiệu quả các công trình, tài sản, trang thiết bị phục vụ cho SV nội trú KTX.
II. Nhiệm vụ
- Phụ trách việc phổ biến các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và nội quy của Trường về công tác SV nội trú.
- Làm thủ tục đăng ký tạm trú cho SV nội trú với cơ quan công an (phường, thị trấn) hoặc hướng dẫn SV làm thủ tục đăng ký tạm trú theo quy định hiện hành của pháp luật.
- Phụ trách thu nhận hồ sơ nội trú của SV, xem xét và ký/ký lại hợp đồng với SV nội trú. Bố trí chổ ở cho SV nội trú đúng đối tượng trên cơ sở quy mô thực tế của KTX.
- Phụ trách công tác quản lý SV nội trú. Tổ chưc, quản lú các KTX theo quy định hiện hành. Lập sơ đồ các phòng ở và lập sổ theo dõi SV nội trú theo mẫu quy định, cập nhật đầy đủ, kịp thời việc đổi chổ ở của SV nội trú.
- Đề xuất các mô hình, phương án quản lý KTX theo hướng văn minh, hiện đại. Phát động các cuộc vận động trong SV nội trú nhằm xây dựng KTX văn minh, hiện đại, thân thiện,
Phân công nhân sự trực KTX 24/24 giờ trong ngày để giải quyết kịp thời các vụ việc xẩy ra. Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện nội quy của SV trong KTX và xử lý các vi phạm. - Tổ chức các hoạt động tự quản của SV để phát huy vai trò chủ động, trách nhiệm với bản thân và tôn trọng tập thể của SV nội trú; phối hợp tổ chức đánh giá kết quả rèn luyện đối với SV nội trú.
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ quản lý và dội tự quản trong công tác đảm bảo an ninh, trật tự, phòng chống tội phạm, tệ nạn xã hội trong khu nội trú, tạo môi trường sinh hoạt và giáo dục lành mạnh cho SV KTX. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục, hướng dẫn SV bảo đảm an ninh, trật tự, phòng chống ma túy, HIV/AIDS và các tệ nạn xã hội khác.
- Định kỳ tổ chức đối thoại giữa Ban Giám hiệu hoặc Ban Quản lý KTX với đại diện SV nội trú để kịp thời phát hiện, đề xuất giải quyết nguyện vọng chính đáng của SV nội trú.
- Xây dựng tiêu chí thi đua giữa các lầu, các phòng trong KTX về bảo đảm an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường, mỹ quan trong phòng ở tại KTX.
- Xây dựng các kênh thông tin của Ban Quản lý KTX để nắm bắt tâm tư, tình cảm và nhu cầu SV nội trú, nhằm có các hoạt động hỗ trợ, phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu khoa học, rèn luyện, các nhu cầu giải trí lành mạnh cho SV nội trú.
- Tổ chức các phòng tự học, đọc sách báo, sịnh hoạt văn hóa, văn nghệ phục vụ SV nội trú, đặc biệt là tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của Liên chi hội và cá câu lạc bộ, đội/nhóm trong KTX.
- Phụ trách khảo sát mức độ hài long của SV nội trú trên các mặt để kịp thời caỉ tiến, hoàn thiện các giải pháp phục vụ SV nội trú hiệu quả nhất.
- Phụ trách việc liên hệ, thuê các dịch vụ đảm bảo vệ sinh KTX sạch đẹp, văn minh, thân thiện.
- Xây dựng quy định cụ thể về các hoạt động dịch vụ để phục vụ SV trong KTX.
Lập kế hoạch, phối hợp triển khai thực hiện công tác phòng chat chữa cháy, thường xuyên kiểm tra thiết bị và công tác phòng cháy chữa cháy các KTX. - Tổ chức quản lý, điều hành, đảm bảo an ninh, an toàn, vệ sinh môi trường và cảnh quan tại Cơ sở quận 8.
- Trực tiếp xử lý và đề nghị xử lý các trường hợp SV vi phạm quy chế; trực tiếp khen thưởng và đề nghị khen thưởng đối với SV có thành tích xuất sắc trong tham gia công tác quản lý, bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự, vệ sinh môi trường ở KTX.
Đảm bảo công tác vận hành kỹ thuật (điện, nước, thang máy, internet, camera an ninh,….) thông suốt cho toàn hệ thống KTX. Quản lý toàn bộ tài sản tại KTX. Hằng năm, phối hợp với Phòng Cơ sở vật chất lập kế hoạch kiểm tra định kỳ, kiểm kê tài sản, kịp thời nâng cấp, sửa chữa, tu bổ các công trình hạ tầng cơ sở, công trình phục vụ sinh hoạt của SV nội trú và các thiết bị khác trong KTX. - Phối hợp Phòng Tài chính – Kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ thu phí nội trú KTX, dịch vụ tang them trên phần mềm quản lý tài chính thống nhất. Kịp thời đôn đóc, nhắc nhở SV nội trú hoàn thành nghĩa vụ tài chính của mình với nhà trường. Thực hiện việc khai thác các dịch vụ khác do Ban Giám Hiệu giao.
- Phối họp với Phòng Công nghệ thông tin để triển khai xây dựng, sử dụng hiệu quả “Cổng giao dịch SV nội trú”, xây dựng phần mềm quản lý KTX, duy trì và khai thác có hiệu quả website, fanpage, các kênh thông tin cho SV nội trú cũng như các hoạt động liên quan đến công nghệ thông tin tại KTX.
- Phối hợp với Trạm Y tế trường để phân công nhân viên y tế trực để thực hiện sơ cấp cứu ban đầu kịp thời cho SV nội trú, tổ chức đảm bảo vệ sinh môi trường, phòng, chống dịch bệnh trong KTX. Định kỳ phun thuốc đề phòng dịch bệnh trong khu nội trú. Khi phát hiện dấu hiệu dịch bệnh phải báo ngay cho cơ quan y tế địa phương áp dụng các biện pháp xử lý kịp thời.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để tổ chức thường xuyên các cuộc thi, chương trình hội thảo, kỹ năng nghề nghiệp cho SV nội trú. Phối hợp UEH Alumni để liên hệ với cựu SV đã từng nội trú tại KTX để tạo điều kiện hỗ trợ SV nội trú như: học bổng, việc làm them, tài trợ các hoạt động gắn với chuyên môn, chuyên ngành.
- Phối hợp chặc chẽ với chính quyền địa phương trú đóng tại tất cả các địa điểm do Ban Quản lý KTX quản lý để thực hiện hiệu quả các biện pháp bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn và tổ chức cho SV tham gia các hoạt động văn-thể-mỹ, tình nguyện, vì cộng đồng tại địa phương.
- Đề xuất và lên phương án tổ chức, phát triển đa dạng hóa các sản phẩm lưu niệm Trường nhằm cung cấp và quảng bá các sản phẩm mang thương hiệu Trường đến toàn thể viên chức, người lao động, người học và xã hội.
- Quản trị hiệu quả nguồn nhân lực, cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị được giao.
- Thực hiện những công việc khác được Hiệu trưởng phân công.